云南省人大常委会办公厅副主任 刘昶军
人大机关的公文泛指人大及其常委会在依法行使立法、监督、重大事项决定、人事任免四项职权过程中所形成的具有特定法律和法规效力和规范格式的文书，是发布法律、地方性法规、决定、决议、公告，指导、布置和商洽工作，请示和答复问题，报告和交流情况的重要工具。人大公文是为人民代表大会及其常务委员会履行职责服务的重要载体，凡是人民代表大会及其常务委员会在行使职权活动中所有文件和材料的形成、利用、归档等，统称为人大公文处理工作。
人大的公文处理，之所以与中共中央办公厅和国务院办公厅以及中国人民政治协商会议委员会办公厅的行文有不同之处，也有其相同的特点，但归根结底都是在一个大致统一,又相互衔接,相互关联的公文行文基础上，根据各自职责分工和履职要求的不同,来充分体现自己工作需要的一种规范化制度化科学化的行文方式，其根本宗旨也离不开公文拟制、审核、办理、管理、立归档卷、建立电子档案、纸质档案等一系列衔接有序、查之方便快捷，用之省时省力，存之趋于合理、科学的现代化管理的公文处理程序。因此，人大机关的公文处理必须体现行文准确、规范原则，及时、安全原则，通俗、易懂原则，以及大众化普及原则。
一、 人大机关通常所用的公文种类
人大机关的公文种类主要有:公 告，决议，决定，法、条例、规则、实施办法，议案，建议、批评和意见，请示，批复，报告，通知，通报，函，意见，会议纪要等。
二、 人大机关行文格式
人大机关的公文行文格式，一般由秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件、发文机关署名、成文日期、印章、主题词、抄送机关、印制版记等部分组成。
1、秘密等级、保密期限及管理。 涉密公文应当分别标明"绝密"、"机密"、"秘密"，标注于公文首页发文机关标识右上方。"绝密"、"机密"级公文还应当标明份数序号，位于公文首页左上方。
具体实践和操作中应注意的问题:
（1）人大机关的定密标准和所印份数序号与中办和国办秘书局的要求恰恰相反。如有时间性保密文件，应在右上角标明“会后收回”的醒目字样。传递秘密公文，必须采取保密措施，确保安全。（2）利用计算机、传真机等传输秘密公文，必须采用符合规定的加密装置。不得密电明复，或者明、密电报混用。凡需存档或者报请领导批示的、使用热敏纸的传真件，应当复印后再办理。（3）文件的密级由单位或保密领导小组标密或解除；（4）为严肃保密制度，凡是带有密级的文件一律不得复印，私自复印使用者，后果自负。
2、紧急程度。 紧急公文应当根据紧急程度分别标明"特急件"、"急件";紧急电报应当分别标明"特提"、"特急"、"加急"、"平急"。“特提”必须在半天之内办毕，“特急”必须在一天之内办毕，“加急”必须在二天之内办毕，“平急”必须在一周之内办毕。密码电报向外传阅时不得过夜，更不能以密明办，擅自以内部明电处理。
具体实践和操作中应注意的问题:
（1）急密不重视，办不及时；（2）私自复印或抄录；（3）
办理不按时间收回与存放；（4）急密乱标，办理时限乱定。
2、 发文机关标识。 即版头，由发文机关全称或者规
范化简称组成，也可以由发文机关全称或者规范化简称加"文件"组成。联合行文，主办机关名称应当排列在前，或者按照规范顺序排列。排列位置要留有联合盖章和书写日期的余地。
4、发文字号 。发文字号由发文机关代字、年份、序号组成。发文字号应当排列于发文机关标识之下，横线之上居中处。联合发文，只标明主办机关发文字号。横线中央不嵌五星。外事公文按照外交部门的要求办理。
5、签发人 。报公文应当在发文字号右侧标注"签发人"，由发文机关的领导审批签字。
具体实践和操作中应注意的问题:
（1）常委会文件签发应是常委会领导或秘书长；办公厅（室）文件签发领导应是分管办公厅（室）的领导和办公厅其他领导；（3）人大机关行文一般上行文不标注签发人，下行文、平行文才标注签发人；（4）各委员会、研究室领导只能签发委员会文件，不得签发办公厅（室）文件。
6、标题 。公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容，并标明公文的种类。由发文机关全称（或者规范化简称）、主要内容和文种组成，也可以由主要内容和文种组成。位于主送机关或者正文之上居中排列。
具体实践和操作中应注意的问题:
（1）采用倒梯田式的排列比较美观大方；（2）发文机关最好置于一排不挂内容，即：关于×××××在转行，内容和文种居于二排，略比一排左右各缩进两个字，放不下则转三排正中；（3）文件标题字号以仿宋黑体二号或宋字黑体，内容均以仿宋三号行文。
7、主送机关。 指主要受理公文的机关。应当用全称或
者规范化简称，位于正文上方，顶格排列。
具体实践和操作中应注意的问题:
（1）主送机关和抄送机关不得多次重复，前面已前置而后面又后置；（2）使用文件头、署名称谓应一致；（3）给省委的文件应以党组名义，一般日常事务往来，多以办公厅（室）文件行文。
8、正文。 公文的主体，用来表述公文的内容，位于标题或者主送机关下方。
具体实践和操作中应注意的问题:
（1）行文中遇数字、“%”、字符和人名时在转行时应作技术处理，不得分开；（2）段落序号要标注清楚，层次要分明，用字要规范得体。
9、附件 。公文附件，应当注明顺序号和名称。位于正文之后，发文机关署名之前。
具体实践和操作中应注意的问题:
（1）附件后应加“：”，再加所附文件的序号；（2）如只限于一件附件时，可以不加序号；（3）必须标注在署名和日期之上。
10、发文机关署名。 发文机关应当写全称或者规范化简称。
具体实践和操作中应注意的问题:
如××州（市）、县（区）人民代表大会常务委员会，××州（市）、县（区）人大常委会办公室。切不能将××人大常委会简称为××人大，如：将省人大常委会办公厅和州（市）、县（区）人大常委会办公室写为省人大办公厅和州（市）、县（区）人大办公室。
11、成文日期 。应当以领导签发的日期为准;联合行文，以最后签发机关领导的签发日期为准。电报应当以发出的日期为准，以时、分、秒进行计算。
具体实践和操作中应注意的问题:
所有标注的日期必须以阿拉伯数字表述，不得随意用大写汉字和以汉字数字标注，日期标注向右顶格后，向左空两格与署名单位错开两格，不能对齐标注。
12、加盖印章。 公文中有发文机关署名的（含联合发文），应当加盖发文机关印章，印章下必须有日期。
具体实践和操作中应注意的问题:
普发性并具有固定性格式的机关“红头文件”和会议纪要除外。印章必须与署名相符。加盖印章页必须有正文，不得采取"此页无正文"的方法处理。印章必须盖在发文日期中间偏上位置，要端庄、清晰、工整，不可歪斜和印迹不清。
13、主题词。 主题词的标注，应当符合公文主题词标注的各项规则。位于公文末页，抄送单位之上。
具体实践和操作中应注意的问题:
(1)主题词的标注要依次分清类别词、类属词和文种三个不同概念的准确用法，切不可自作主张组词，标注主题词一般不得超过5 组。建议使用时请参考中办秘书局编印的公文主题词表。(2)属于人大机关产生文件、材料、附件等，主题词随版记可放在最后一页；转发其他部门的文件、材料则放在转发文件后、署名、年月日前，同版记一道放在当面，附件则放在转发文件最后。
14、抄送单位。 指除主送机关以外的其他需要告知的上下级、同级或不相隶属机关。
具体实践和操作中应注意的问题:
（1）分清报送、发和抄送的关系，避免主次颠倒；（2）排序请规定的名列依次从左到右；（3）主送、报送、发、抄送后加“：”，分别顶左垂直排列，不得横排。
15、印制版记 。由公文制发机关名称、印发日期组成，位于公文末页下端。印发日期应当用阿拉伯数字书写。并标注清楚印刷文件份数。如：（共印××份），同时写清打字和较对人的姓名如：打字：××× 较对：×××
具体实践和操作中应注意的问题:
（1）切记不标注和不完整标注；（2）用签批时间代替印刷时间；（3）乱用汉字及大写数字标注。
16、公文用纸一般为A4型（210mm×297mm）。左侧装订。
具体实践和操作中应注意的问题:
人大是党委部门分离出来组建的，因此，在行文用纸上大多是按党委系统的用纸规格16K型办理，我们曾多次向省委提出过改用A4型（210mm×297mm）纸，但答复是目前中办未改，省委也不便办理。现在省人大机关党委用纸仍按过去的办法办理，其他部门的用纸都已经与国际用纸接轨，建议采用国标统一纸形和格式办理。
17、人大机关具体文件、材料的印制格式及标准
公文标准印刷字号:通常情况下，标题用2号（或小2号）标宋体字（黑体），主送机关、正文用3号仿宋体字。文中小标题，按结构层次，第一层用3号黑体字，第二层用3号楷体字，附件、发文机关署名、抄送单位用3号仿宋体字。主题词使用3号黑体字。
具体实践和操作中应注意的问题:
1、 文件的延生和内涵的扩大。如除“三会”文件外，
各级人大及其常委会还出现了处理日常工作的各委员会、工作委员会、研究室、机关党委（办）、工会、共青团、妇女联合会等一系列文件。更有甚者，凡文必件，文件、材料不分，擅自延生和扩大规定文件的范围。
2、 格式字体不尽一致，常有反客为主的行文习惯。
（1）套头用的红头文件极不规范，一是字体大小不等，格式不统一；（2）用纸大小不统一，有用格式A4的也有用16K的，且用纸克数厚薄不均，长短不一，参差不齐；（3）有的文件制作规格超过了常委会文件的规格标准；（4）图气派、追求时髦者有之。
3、未建立统一有序，严格的公文管理制度
（1）、错用文件红头，张冠李戴，文种不分；（2）文号重叠、文头文尾不全；（3）擅自制定秘级；（4）署名和成文日期不规范；（5）主题词标注分不清类别词、内属词的词性与文种，对新增词性、中性词不理解，未标注“△”符号，有的词组标注达5组以上；（6）主送、抄送不清、行政区划和单位隶属排序颠倒，主报的也成了抄送；（7）印鉴使用极不规范和乱用，一是文头、署名与所盖印鉴不符，二是所盖印章歪歪斜斜，字迹不清，三是刻制的印章未按有关规定办理手续，汉文和民族语言过于拥挤，该用国徽的未用国徽而用五星，该空白的却用了五星，极不严肃。
三、人大机关公文处理所涉及到的行文要求
1、对提出议案的行文要求。议案是人大工作最重要的公文。提出和处理议案是人大常委会工作的重要内容。具备提案权的组织和个人依照法律规定和法定程序向最高国家权力机关和地方各级权力机关提出的属于权力机关职权范围内的议事原案，有权提出议案的主体由法律规定。议案一般都是同国家法律、国家和地方重大问题有关的重要事项。议案文本中要写明议案题目、案由等。议案必须一事一案,有法定的联名代表人数，还应有统一的议案格式,并附有法律、法规草案文本，决定、决议草案和有关的立法依据、必要性、起草过程、主要条款的说明，以及电子文本等。
具体实践和操作中应注意的问题:
（1）未按照规定要求用统一格式的议案专用纸；（2）书写议案时主题不清，案由不明，面面俱到，避重就轻，中心不够突出，联名人数不足；（3）议案、建议和批评意见内容不分；（4）书写潦草，字迹不清，不符合规范要求；（5）未按全国人大要求和云南省人民代表大会议案处理办法规定办理；（6）未建立电子档案；（7）在办理过程中的行文、面商、答复、转办也不尽规范。
2、决议案
国家权力机关及其常设机构在一定的会议上对某些重大问题或重要事项听取有关方面的工作报告后进行认真审议，表示会议共同意见的文件。决议一经通过即具有法律的规范性和约束力，有关单位、部门和个人都要认真遵守。决议必须以宪法、法律和地方性法规、行政法规为依据，不能与之相抵触。决议案包括对某方面工作的总体评价，存在的主要问题、工作要求和其它有关方面的配合等。
具体实践和操作中应注意的问题:
（1）顾名思义就是要对审议某项问题作出的表态和结
论，达成共同意见的文件。在经过“三会”即：主任会议、常委会会议、代表大会未通过之前之所以一直是案，说明只是一个草案，还未通过。因此，需要在常委会或代表大会上通过的决议案在未表决通过之前都不具有相关的法律、法规效力，一切都只有在会上通过后才能去掉“案”字，只有去掉“案”字后其的法律、法规效力才能实现。主任会议通过的不具备法律、法规效力，仍必须保留“案”字，或作为内部制度规定来对待。（2）决议案的行文最初在各委员会起草时只能用白头公文格式处理，到正式提请主任会议时，必须在右上角上加上“（主任会议讨论稿）”的字样，到常委会和代表大会时才能以会议文件的形式用会议文号标注；（3 ）一般来说决议案在提交审议时，相关说明附在之前，通过后才倒过来，决议在前，说明在后。（4）从2005年开始，全国人大要求在代表大会上作的六个决议必须是统一的格式，文字不宜过长，以提高效率，一般只作简单的表态而不加述说，两年下来大家反映普遍很好，省人大常委会目前也是这样做。
3、质询案
人民代表或人大常委会组成人员在代表大会或常委会会议期间提出的对国家行政机关、审判机关、检察机关进行质询并要求答复的一种书面文件。质询案的提出和答复必须按法律要求和法定程序进行。质询案必须写明质询对象、质询的问题和内容，对于比较复杂问题的质询案，可附有关附件。
具体实践和操作中应注意的问题:
（1）行文一般采用白头纸进行操作，写清呈文的单位，即：“云南省人民代表大会或云南省人民代表大会常务委员会”，后加“：”；（2）主要须写清要质询什么问题，为什么要质询，以及质询的原因是什么。这些法律上有明确规定，要按法定程序进行；（3）不得编用会议文件号和代表大会、常委会和常委会党组的行文规定号和自编号，主要以大会秘书处的名义进行商洽；（4）一般情况下应慎重从事；（5）云南省七届、八届人大常委会曾经对昆安公路建设项目资金及管理和对云南省食盐供求矛盾紧张问题进行过质询；（6）代表联名提案人的签字手迹，只能复印不得重新打印；（6）质询案通过后，具有法定的法律法规效力，可登公报。
4、罢免案
人民代表或人大常委会组成人员在代表大会或常委会会议期间提出的罢免其任命的国家机关工作人员职务的议案。罢免案的提出，要严格依照法律和法定的程序进行。罢免案应当写明罢免对象、罢免理由，并提供有关材料。
具体实践和操作中应注意的问题:
（1）行文格式一般按常委会和人民代表大会文件格式处理。在操作中避免在程序上将未通过的“案”字取掉；（2）人民代表联名提案人的签字手迹，只能复印不得重新打印；（3）罢免案中代表的罢免要按地方组织法规定的法定原则办理。
5、条例
条例是法规性公文文种之一。行政法规和地方性法规经常使用的文种。条例的内容必须符合宪法和上级颁布的法律、法规。如果对原有的法规条文作重要修改的，必须有充分的法律、政策依据或实际情况发生了重大变化，使之具有一致性和连续性。条例的标题由机关、团体的全称加上文件名称组成。通常在标题下面加括号写明批准日期和批准的形式。条例的正文包括:（1）说明制定条例的依据、适用范围等;（2）分若干条款写明需规范的具体内容。如条款数量多，可分章分节编排，并列出小标题。条款编号应统一连续编排。（3）实施说明。写明违反条例的处罚规则，文件的生效日期、宣布与本条例相抵触的文件作废以及修改权、解释权等。如:云南省老年人权益保障条例、云南省人民代表大会及其常务委员会立法条例等。
具体实践和操作中应注意的问题:
（1）注意条例草案、条例修订草案、条例修改草案、条例修正草案、条例审议意见、条例审议结果报告、条例审议修改情况的说明、条例表决稿的格式与书写规范；（2）把握好条例审议中的变化程序和删改，避免出现不规范的文稿；（3）审议条例的排序：一次审议先是说明、条例（草案），条例审议意见另加号行文，二次会议先是审议结果报告，后是修改草案，提交通过时是用（条例表决稿）；（4）登公报时倒过来，先是公告、条例（正式文本）而后才是其他的说明、审议意见、审议结果报告等等。
6、细则
各省、自治区、直辖市以下的人大常委会经常使用的一种公文形式。主要是对贯彻全国、省、自治区、直辖市人民代表大会及其常委会颁布实施的法律根据本行政区的实际情况进行细化、量化、具体化。主要包括名称、通过的时间和正文。正文用条款形式表述，内容较多的可分章、节。如:×××省县、乡两级人民代表大会代表选举工作实施细则等。
具体实践和操作中应注意的问题:
只有经过常委会和人民代表大会表决通过的细则，才具有地方性法规的效力，一般的细则都不具备宪法规定宪法规定效力。如：主任会议、各委员会会议通过的细则等。
7、决议
通过召开会议讨论某些重要事项，要求贯彻执行的一种常用公文格式。决议一般由标题、会议名称及通过的时间、正文等部分组成。决议的主要特点包括:（1）在法定的或权威性的会议上听取某一方面工作报告后提出的需明确认真贯彻执行的事项。（2）作出决议必须经过会议讨论、表决，按法定人数的多数票赞成才能通过。决议一经会议表决通过，任何个人无权修改。如确需修改的，仍应经过会议审议通过。（3）决议的内容多是关系全局性、原则性的重要问题、重大事件及活动，用来解决重大原则问题。（4）有的决议可以偏重于总结历史经验教训，常有较多的评议和论证，具有比较浓重的理论色彩。如:云南省人民代表大会常务委员会关于加强监所检察工作的决议、云南省人民代表大会常务委员会关于加强“三农”和新农村建设的决议等。
具体实践和操作中应注意的问题:
（1）决议通过的成文日期一律以会议通过的当日日期为准；（2）通过的决议一律不得加字或减字以及补充内容；（3）通过的决议要注意去掉“草案”两字和版式、版记及所用的会议文件头。
8、决定
需要对自己职权范围内的重要事项作出决策，提出肯定或否定意见，对重大活动进行规划和安排并把内容告知下级机关及有关部门贯彻落实的一种公文格式。决定一般由标题、发文日期、正文等部分构成。决定的主要特点包括:（1）决定的内容一般比较重大，多是领导机关对某个重大问题的处理意见，带有一定的法律性。有的就是法律。（2）有比较强的指令性，要求受文单位和机关必须遵照执行。（3）要求贯彻执行的内容，要讲明原则、具体任务、时限要求等。（4）文字表述简短、明确、严谨，多用叙述性和说明性的语言。如:全国人民代表大会常务委员会关于惩治金融秩序犯罪的决定、全国人民代表大会常务委员会关于禁毒的决定等。
具体实践和操作中应注意的问题:
（1）决定通过的成文日期一律以会议通过的当日日期为准；（2）通过的决定一律不得加字或减字以及补充内容；（3）通过的决议要注意去掉“草案”两字和版式、版记及所用的会议文件头、文件号。
9、守则
根据实际工作需要，要求有关成员共同遵守的道德规范和行为准则。守则以条文形式写成。一般由标题、制订或发布时间和正文构成。守则内容要明确具体，便于执行。如:全国人民代表大会会议工作人员守则，常委会会议工作人员守则，最近通过的云南省第十一届人民代表大会常务委员会组成人员守则等。
具体实践和操作中应注意的问题:
作为守则:（1）不得以任何文件的形式印制；（2）一般以白头或以办公厅（室）的红便笺头制作；（3）属内部制度和规定，以及规章范畴。
10、规则
为了保证某一活动或工作的顺利进行，对活动或工作进行的方式、方法作出的一些统一的具体的规定性条文。规则正式发布后具有一定约束力。规则包括:（1）正文前，标明规则通过机关的名称和通过日期。如果是修订的规则，应注明修订机关和修订日期。（2）一般用条款形式逐项阐述。内容较多的可分章、分节表述。（3）正文后对规则实施的有关事项作出具体的规定，如解释权、实施日期等。如全国人民代表大会议事规则、人大常委会议事规则等。
具体实践和操作中应注意的问题:
作为规则:（1）只有经过常委会和人民代表大会审议通过的规则才具有法定效率；（2）通过的方式不同：一个是人民代表大会上通过，另一个则是在常委会上通过；（3）作为常委会和人民代表大会的规则，一般可用会议文件程序进行编号，并按会议管理程序处理。
11、公报
人大常委会会议通过的文件汇编。这是会议的重要材料。一般应包括:通过的法律、地方性法规、立法说明，有关专门委员会审议结果的报告、会议中组成人员修改情况的汇报等;决议、决定及其说明、修改情况汇报等;有关方面 的工作报告以及人事任免事项等。还应包括组成人员出缺席会议情况等。
具体实践和操作中应注意的问题:
（1）原则上一般通过的文件材料不得更改，但有些数据出于保密工作的要求，如：计划、财政报告中的数字、一些组织上或工作中认为不易公开的数字和姓名等等，可以作技术上的的处理，但前提必须有分管领导的亲笔签字；（2）对于一些重要的数字可以选登或不登；（3）公报中有关领导对报送机关议案上的签字、辞职人员的辞职报告书等则可以重新用机打字录入；（4）议案和未表决通过的事项不得编入公报当中；（5）根据《中华人民共和国立法法》规定：“地方性法规、自治区的自治条例、单行条例公布后，及时在本级人民代表大会常务委员公报和在本行政区域范围内的报纸上刊登。在常务委员公报上刊登的地方性法规、自治条例和单行条例文本为标准文本。”的要求，编录公报的格式应该公整、醒目、端庄、大方，并写清编委组成人员情况、印数、注明责任编辑名单、出版日期、份数等等。
12、简报
人大及其常委会会议中，代表或常委会组成人员审议会议议题的发言摘要。编写简报要求:（1）注意反映各层次的意见和建议。不论是担任领导职务还是不担任领导职务的意见要一视同仁，并尽可能多发一些非领导职务的代表或组成人员的意见和建议。（2）注意反映各方面的意见和建议，特别是批评性的意见和建议。发言内容只要不违反宪法和法律，没有人身攻击或明显的事实错误，就应保留和反映那些中肯的、尖锐的批评意见。（3）注意少发或不发一般性的表态发言和单纯工作汇报，相同的意见可综合反映。（4）发言摘要需先征询本人意见，如同意发简报，请本人或本人委托有关同志审阅拟登简报的发言稿并签字留存。
具体实践和操作中应注意的问题:
简报是反映会议情况的重要载体:真、实、保留原意、简明扼要是其特点：（1）注意简报简而不简，全国人大常委会召开人民代表大会期间，明文规定：副省以上代表的简报只能有400字，其他代表的发言则统一合出，不搞专条专版；（2）未请本人签字认可则编入；（3）切记内容上的重复和中心不突出；（4）必须使用规定的黑色简报版头、字体，并注明发放范围和份数；（5 ）副主任以上称职务，其他一律不称职务头衔，统称委员；（6）必须掌握好简报发放的转题时限性。
13、快报
快报亦称情况反映。在代表大会会议或人大常委会会议期间，对代表或常委会组成人员审议议题时的重要不同意见或重要情况，用快报向大会主席团或有关领导同志及时反映。
具体实践和操作中应注意的问题:
（1）快报反映的问题一要准，二要快，三要注意阅读范围；（2）要用红头以示醒目；（3）根据情况决定是否采用定密措施；（4）根据领导安排确定传送范围，不得擅自扩大；（5）注意每一过程产生的删改记录签字、保存和保密工作、力求完整存档和备查。
14、文件汇编
人大常委会会议通过的文件汇编。这是会议的重要材料。一般应包括:通过的法律、地方性法规、立法说明，有关专门委员会审议结果的报告、会议中组成人员修改情况的汇报等;决议、决定及其说明、修改情况汇报等;有关方面 的工作报告以及人事任免事项等。还应包括组成人员出缺席会议情况等。人民代表大会会议通过的各项议程，汇编成册。全国人民代表大会文件汇编由人民出版社正式发行。地方各级人民代表大会文件汇编后，发有关国家机关和其它有关部门。
具体实践和操作中应注意的问题:
同公报格式。
15、会议纪要
人大常委会机关的主要公文之一。主要有:委员长（主任）会议纪要，专门委员会会议纪要等。会议纪要主要记载会议议定事项的主要内容。会议纪要由有关领导同志审阅签发。会议纪要包括:会议的序次、时间、地点、主持人、出席人员，列席人员、记录人员、议题、会议议定的主要事项及承办单位或部门，办结的时限要求等。
具体实践和操作中应注意的问题:
（1）及时性；（2）准确性；（3）发放范围；（4）印数、存档。
16、视察调查检查报告
视察报告是人大及其常委会组织人大代表或常委会组成人员依据有关规定，围绕人民代表大会和人大常委会会议即将审议的议题进行调查研究，了解宪法、法律和人大及其常委会通过的决议、决定在政府、法院、检察院的贯彻执行情况及人民群众的意见和要求向人大或常委会所作的报告。视察报告要求有情况、有问题、有解决问题的建议。文字要简洁、重点突出、可操作性强。调查报告是人大代表或常委会组成人员对某一事项或某一方面工作进行调查研究后形成的情况报告。调查报告的特点是对问题的研究比较深入，提出参谋意见。检查报告，多指执法检查报告，是人大常委会或人大专门委员会就某一项法律、地方性法规的贯彻执行情况进行专题系统检查后形成的情况报告。执法检查报告要突出对被检查的机关和单位执行法律、法规的情况和问题。如发现有违宪违法的问题，应提出批评和意见，督促其严肃执法。必要时，可建议人大及其常委会组织特定问题调查委员会，并作出相应的决议。
具体实践和操作中应注意的问题:
（1）标题和结尾不能同时打上××××××调查组或××××××执法检查组等字样，只能在文尾署名时落款；（2）称谓：听取和审议的报告一律以主任、副主任、秘书长、各位委员加“：”统称，书面报告一律以全称的×××人民代表大会常务委员会加“：”相称；（3）落款的日期以阿拉伯数字标注。（4）书面报告的款式：关于××××××情况的报告（书面）；（5）所有上会的各类报告，均应统一格式，字体和标题、落款、日期。
17、常委会工作要点
在人民代表大会会议期间，人大常委会对新的年度的人大常委会主要工作提出的基本思路。内容一般包括:指导思想、立法工作、监督工作、审议决定重大事项工作、人事任免工作、代表工作、宣传工作、调查研究、对外交往和人大常委会自身建设等。通常以书面形式向代表大会报告。
具体实践和操作中应注意的问题:
（1）以常委会文件或办公厅文件编号下发；（2）审议时应附上起草说明；（3）是否进行表决由主任会议决定；（4）会议结束后随即下发。
18、传达提纲
省、自治区、直辖市以下各级代表团在参加上一级人民代表大会会议时，为更好落实大会决议，向选民或有关机关和单位传达会议精神形成的公文材料。传达提纲包括:（1）会议的概况，会议召开的时间、地点，主要议程。（2）本代表团审议会议议题的主要情况。（3）贯彻会议精神的意见和建议。传达提纲由代表团工作人员起草，经代表团有关领导同志审阅同意后，发给代表。代表可以根据传达提纲的主要内容，结合自己对大会精神的理解和认识进行传达。
具体实践和操作中应注意的问题:
用会议编号文件版式制作，并纳入常委会会议文件管理。
19、人大工作信息。
主要是报道外省市区人大及本省市县（区）人大一些好的做法和经验。
具体实践和操作中应注意的问题:
（1）用固定的红头格式制作；（2）体现一定的时限性；（3）文精量大，有实用性和能推动工作。
20、人大要情通报。
人大机关内部开展的一些重大活动及领导所作的专题讲话，以及法制讲座的讲稿等等。
具体实践和操作中应注意的问题:
应避免与《云南人大》发生冲突，要做好协调、沟通工作。
四、机关公文的收、发、拟办及审核较对
公文的办理分为收文和发文。收文办理主要包括:公文的签收、登记、分发、传阅、拟办、批办、承办和催办等程序;发文办理主要包括:公文的起草、校核、审签、登记、印制和分发等程序。
人大常委会收文对象包括:（1）上下级人大常委会之间的公文往来。（2）党委、政府等有关部门的来函。（3）人民群众的上访信件等。根据以上的来文渠道，文书处理应分门别类作好 登记，并据其内容和轻重缓急程度提出文件流向的建议，保证文件中转环节的畅通。
一、收文的办理
1、签收。 逐件清点来文后签收。发现问题，应及时向发文机关查询并采取相应措施。2、登记 。将公文的发文机关、发文字号、标题、秘密等级、份数、收到时间及处理情况等逐项填写清楚，以利于管理、查询和催办。3、分发。 根据来文内容或者来文单位的要求，以及收文单位的有关规定，将公文及时分送有关领导和部门。4、传阅。 按照规定和程序将公文送有关领导传阅，不得随意扩大传阅范围。文秘部门应随时掌握公文去向，避免漏传和延误。5、拟办、批办 。拟办意见文书处理人员对收到的文件仔细阅读后，对文件的处理提出拟办意见再呈送有关领导同志审批。采用《文件批办单》的形式，将拟办意见可填写在《文件批办单》的有关栏目内，供领导审批时参考。拟办意见主要注明此文件应由哪个部门承办。由几个部门承办的，要表明牵头部门。同时要明确办结的时限和要求等。对需要办理的公文，由文秘部门提出拟办意见，再送请主管领导批示后办理。6、承办 。领导批示后的公文，应当按照领导批示内容办理。对属于有关职能部门承办的公文，文秘部门应尽快交职能部门办理。承办部门应及时办理，不得延误、推诿。如认为不属于本部门职责或者不适宜本部门承办的，应及时退回交办部门并说明理由。对需要报请领导批示的重要公文，应及时上报，需要文秘部门提出办理意见或建议并代拟文稿的，应将办理意见和代拟文稿一并上报。紧急公文应当提出办理时限。7、催办和督办 。催办工作是文书处理工作的重要环节，也是文件效力的重要体现。凡是上级机关主送本机关并需报送办理结果的文件、下级机关主送本机关的请示性文件和平行机关或不相隶属机关主送本机关并需要答复的商洽性文件要列入催办。对承办部门要明确提出办结的时限和要求。催办文件落实情况要有专人负责。对办理中的公文应当进行督办、查询。紧急、重要的公文应及时、重点催办和督办，一般公文也应当定期催办和督办，做到件件有结果，并采取适当方式随时或定期向领导反馈办理情况。
二、发文的办理
1、公文的起草 。草拟公文应当做到:（1）符合国家的宪法、法律、法规和党的方针、政策及有关规定。（2）情况确实，观点明确，条理清晰，文字精炼，用词和标点符号准确、规范。（3）结构层次序数，第一层为"一、"，第二层为"（一）"，第三层为"1."，第四层为"（1）"。（4）必须使用国家法定计量单位。（5）国名、地名、人名、时间、数字、引文和文字表述、密级、抄送单位、主题词应当准确、恰当，汉字、标点符号的用法应当符合有关规定。公文的数字，除部分结构层次序数和词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，其它的应当使用阿拉伯数字。
2、校对审核 。文件的校对审核是提高文件质量的重要一环，也是公文处理的重要工作。文件校核要注意的环节包括: （1）看来稿是否符合制发文件的程序，有无拟稿部门领导的签字;该会签的是否会签，意见是否一致;文稿是否经过文书处理部门登记。（2）看是否符合方针、政策、法律、法规。（3）看文字表达是否通顺、主题是否鲜明、引文是否准确、标点符号是否恰当等。（4）看行文关系和公文格式是否正确。在核稿中，如发现问题要认真纠正或与拟稿人员协商解决，力求把好文件质量关。
3、审签 。公文须经主管领导审批签发。重要公文应当由发文机关主要领导审批签发。联合发文，应当由所有联署机关的领导会签。领导审批签发公文，主批人应当明确签署意见，并写上姓名和日期。签批公文应当用钢笔、签字笔或者毛笔，不要用铅笔。
4、登记编号与分发。文件发送要注意的环节包括:（1）登记。文书处理部门要对拟发出文件的名称、份数和发放范围等进行登记，以备查考。（2）分封。利用封筒或信封，写明收件单位、收件人发件单位后装封、封好封口。发密件加盖密级章，并在封口处加盖密封章或加贴密封笺，发急件加盖急件章。凡发密件、急件、重要件，都要在封面标明封号。（3）投递。凡有条件的，均应尽量直接投递或送达，减少中转环节，加强文件投递速度。特急、绝密、重要文件应有二人专送。凡投递、直送、专送的文件都须严格履行签字手续。文件的接送必须由文书处理和机要交通人员办理，以防误时误事，影响工作。分发文件材料时应由主办单位或者文秘部门分送主送机关、抄送机关。
5、印制。 做到准确、及时、规范、安全。秘密公文应当由机要印刷厂或者一般印刷厂的保密车间印制。
6、印信管理是公文处理工作的重要内容之一。人大常委会机关的印信具有法定性，是职能与权力的象征，是代表人民在行使职权。要确保印信发挥效用，必须加强印信管理。印章要指定专人保管，存放在牢固加锁的专用印匣中，印章必须在办公室使用，在印刷厂套印印章的文件须有专人监用;严格使用印信的审批手续、不开空白介绍信，严格执行保密纪律等。使用铜铸印模时，应有保密委两人同时监印
7、清退、归档和监销。公文办理完毕，应当根据档案法及机关档案管理部门的规定，按时将公文的正本、定稿和有关材料立卷，并定期向档案部门移交。部门和个人不得保存应当归档的公文。联合办理的公文，原件由主办单位负责立卷，相关单位可保存复印件。没有归档和存查价值的公文，经鉴别和主管领导批准，可定期销毁。销毁秘密公文，应当到保密部门指定的场所，由两人以上监销。确保不丢失、不漏销。销毁绝密级公文（含电报），应当进行登记。
8、人大机关在日常工作和活动中，需要制发文件。在制作之前一定要注意是否有必要发文件，能用其它更为简便方式解决的问题，就不必发文件。必须发的文件在制作中要注意的问题包括:（1）一事一文，请示不能多头主送。（2）党务与政务事宜不要混在一起行文。（3）主题要明确。向上级请示的事项要说明事项的来由;行文单位的意见，请上级领导机关批示。对下级请示的问题的答复，要明确、具体，不能模棱两可，使人无所适从。对平行或不相隶属机关的来文的答复也应态度鲜明。（4）文件内容要符合有关的法律、法规。（5）行文格式要符合规范、文面整洁等。
五、人大机关的行文规则
（一）行文规则
人大机关的行文关系，应根据各部门的隶属关系和职权范围确定：。1、人大机关各部门在本部门职权范围内，可相互行文。2、人大机关各部门可向下一级人大机关的有关业务部门行文。必要时，同时抄送其直接上级机关。人大机关部门之间对有关问题未经协商一致，不得各自向下行文。3、人大机关各部门可对外向不同隶属关系的部门行文。重要问题的行文，应当与有关部门协商一致后再行文。4、同级人大机关各部门、上一级人大机关部门与下一级人大机关部门可联合行文;人大机关部门与同级党委、政府部门及其它部门也可联合行文。联合行文应当确有必要，单位不宜过多。请示问题，应当一事一文，不得在非请示公文中夹带请示事项。不得越级请示或者多头请示。因特殊情况必须越级请示时，应当抄送被越过的上级机关。向领导请示问题的公文，除特殊情况外，一般应当送办公厅（室）文秘部门按规定程序办理，不应直接送领导本人。
（二）人大各委员会、办公厅（室）各种公文处理格式
（１）文件大标题字号统一使用２号标题宋体，文件内文字号，使用３号仿宋体，文内小标题和落款，使用黑体和楷体。每个页码字数规定为２１０×２９７mm，用４Ａ型纸张制作；
（２）党组文件、常委会文件、办公厅（室）文件统一使用规定格式的套红文件头印制，并由办公厅（室）统一以各文种分别编号登记（云人党发〔××××年〕×号、云人发〔××××年〕×号、云人办发〔××××年〕×号、云人办函〔××××年〕×号等）。文件落款一律使用发文单位全称或规范性简称，日期（日期用阿拉伯数字书写）。草拟文件部门必须标明：主题词、抄报、抄送，发单位印制单位版记、印刷日期、印制份数（用上下双线框起）打字、校对人员名单；
（３）主任会议纪要、秘书长会议纪要标题使用套红，各专门委员会、工作委员会、研究室文件统一套红头，由自己统一编号。办公厅（室）函套红，其余的材料一律采用白头印制，但要标明印制单位、年、月、日、份数；
（４）人代会会议文件、常委会会议文件、主任会议文件，统一在文件左上角编号〔省、州、市、县（区）第×届人大第×次会议文件（××）、省州、市、县（区）第×届人大常委会第×次会议文件（××）、（省州、市、县（区）第×届人大第×次会议参阅材料、参阅文件等〕，主任会议文件应在右上角用括号注明主任会议讨论稿式样。
（５）常委会各类文件的编号、格式、印数均由办公厅（室）统一负责印制分发。
（三）调研和执法检查报告
各类提交常委会会议审议的报告，凡是人大提请的主标副标题，均用全称，提请部门和职务须用规范性简称并注明主送主任、各位副主任、秘书长、各位委员；报告作毕后，请统一用以上报告或以上说明，请予审议结束；视察、执法检查、调查调研、出国考察学习的报告等均不在标题上标注部门称谓，只在文尾处下方标注统一的部门名称和用阿拉伯数字标注清楚成文的年月日，年月日的标注不得与落款对称，要采用右空格２位排置。凡是省政府和“两院”及有关厅局提交审议的报告、说明等，均不在标题上标注部门全称，有议案的只在右上角处提供函号，其他处理方法均以人大公文处理办法类同。
（四）拟稿、发稿、校对及办文要求
（１）各委员会、办公厅（室）、研究室及各处（科）室草拟文件、材料送审时，必须用机关规范的审签单、拟办单逐级上报审批。
（２）拟稿时，一律用方格稿子纸誉写，字迹要工整、清晰，书写一律使用钢笔、碳素笔，不能使用元珠笔或铅笔；
（３）审批制度，党组文件须常委会党组书记、副书记、秘书长审签，党组秘书审核方能排印；常委会会议文件、办公厅文件及三会文件（包括会议纪要、秘书长办公会议纪要、电话记录、材料以及各种会议通知等）须经常委会秘书长、副秘书长或委员会领导以上审核签批方能排印；
（４）党组文件、常委会文件、办公厅文件、函件、主任会议纪要、秘书长会议纪要及“三会”文件，统一由办公厅（室）向打字室或印刷厂发稿。凡需提交主任会议讨论研究的法规、文件、材料，各委员会、工作委员会、办公厅（室）和研究室各处（科）室须在会前三天之内将稿件或软盘一同送达相关部门制作并征求意见。除此之外的文件、材料，经办公厅（室）和委员会领导签发后，由稿件起草单位和部门直接送印刷厂排印，并负责校对。
（５）印刷文件、材料。为使文件、材料按时、按质、按量完成，杜绝差错，保证印刷厂印刷周期，也保证各种会议的顺利进行。发稿时间不能超出六天之内（特殊情况，可以在三天之内发稿）。如不按时间发稿的，办公厅（室）概不承担印刷责任，由拟稿单位或拟稿人自行解决。如已按规定时间发稿，稿件不能按时交件，均由办公厅（室）承担责任（一周之内文件为普通件，价格收正常价，三天之内为急件，价格在印刷价上追加３０％，一天内为特急件，价格在印刷价上追加６０％）。如不按规定时间发稿，超出的印刷经费，由各部门自行负责。
人大公文处理工作特点包括:（1）党政机关的公文，一般只对其上下级机关或有关的组织、团体、单位，很少对个人的，而人大的公文不但对上下级人大机关和一府两院以及有关单位，而且还对特定的个人即人民代表大会代表和人大常委会组成人员。这方面的公文数量是比较大的。人大及其常委会同上下级人大及其常委会间，不是领导关系，而是法律监督关系和工作联系关系，同一府两院是监督关系，所以人大形成的公文，除法律性规范文件之外，一般很少是指示性、指令性公文，而多是告知性的公文。（3）人大及其常委会制定的规范性文件，如法律、地方性法规、决议、决定等，具有法律强制性，一旦通过并公布实施，就具有法律效力，本行政区域内的一切团体、政党、单位和个人，都必须遵照执行。
人大公文处理工作是为人大机关工作和人大及其常委会行使法律赋予的职权服务的，对人大公文处理工作的基本要求是:迅速、准确、方便、安全、符合法定程序，通过公文的正确处理，使文件得到充分的利用，以提高机关工作效率，充分发挥文件作用。
全国人大常委会办公厅对人大机关公文办理、管理、归档等工作的规定，目前是地方人大及其常委会最有效的公文处理办法。规定的目的就要是使各级人大机关的公文格式处理工作更具规范化、制度化、科学化，以提高公文处理的质量和效率。