规范办文程序努力提高机关办文质量和水平

刘昶军

一、机关办文工作取得的成绩

长期以来，机关办文工作在在座各位主任、处长、副处长和各位同志们的关心支持和辛勤努力下，机关办文工作一年比一年有发展，一届比一届有新的成效。能在中办、国办及全国人大办文的标准下积极努力，大胆探索一条适应地方人大行文、办事、办文的规章制度，并具有当地民族特色的办文标准，不但彰显了地方人大的特点和优势，还从便捷、高效、节能上努力开拓进取，创新提高，在全省人大系统起到表率作用：

（1）为“三会”服务的办文工作，精益求精，一丝不苟，任劳任怨，加强了敬业感、责任心和推进了规范化科学化人大办文、办事进程。

（2）在常委会领导要求办文中要保证做到“零差错”的指示精神鞭策、激励下，各部门、各拟稿人严把质量关，做到了统一思想，一体遵循，减少失误，杜绝差错，努力提高机关办文质量和水平，吃苦耐劳，默默工作，敬业奉献，忘我工作。

（3）有的领导和同志，身先士卒，始终在第一线起着表率作用，在保证完成本职工作的情况下，亲自操刀、出招，出谋献策，培养新人；有的同志还积极为机关办文工作提出合理化建议和意见，用自己长期以来探索和总结的经验，伏笔疾书，挑灯夜战，用自己潜心工作，用心办文的高度负责精神和承诺，完成常委会领导和委员会领导交给的各项任务，可以说，过去的办文工作和新一届人大的办文工作取得的成绩与他们分不开，是他们以自己的甘苦与清贫，以自己的努力和奉献，以自己的汗水和操劳，以自己的严要求和高标准，为规范机关的办文工作呕心沥血，舍小家为大家，甚至放弃了多少次与家人团聚的机会。在此，作为机关负责办文工作的分管领导，我向你们并通过你们转达我最最诚挚的谢意。

二、目前办文工作中存在的问题与现状

随着经济社会的飞速发展，随着人大工作在国家政治生活中地位、作用不断得以提高，人大的任务越来越重，人民群众对人大的要求也越来越高，人民代表大会大会制度的优越性也越来越受到党和国家的首肯，得到最广大人民群众的拥护。为此，做好新形势下人大工作，就要求每一位人大工作者，必须具备较高的素质和技能，具备适应新形势新任务的根本要求。十一届人大一次会议以来，机关的办文工作，虽然取得了一些成绩，但离党和人民对我们的要求仍有一定差距与不足：

1、办文格式不标准。

2、办文审批程序尚不合理，也极不规范。

3、办文质量和水平参差不齐，素质能力仍有待提高。

4、办文中仍有文体、文种不清，表述称谓不规范、不一致，各行其是，各自为阵，各理其然，各办、行、转、归、发唯我独尊，以偏概全，各执自见。

5、越权办文现象仍在一些部门存在，更有甚者倒办、横办、违反程序、违反规律和严谨的办文流程办。

6、不认真阅读现有的办文规章制度，对于制度规章置若罔闻不认真研究办文规律和特点，不考虑受众面、受文者的理解和感受，不注重提高文字写作能力，不注重改进和完善办文质量和水平，不注重办文后的立卷和归档，更不注重办文成果及资源共享的开发和利用。

7、办文不严谨不细致，体例五花八门，“四不象”主要表现在：

（1）该文件的函办。

（2）该函件的文办。

（3）该请示的用报告，该报告用请示，一事多报。

（4）规范性、全称谓的专有名词用标准性简称立标，标准性简称的地方，用规范性称谓表述，文头上、标题上和落款上同时标注行文单位名称挂文种。

（5）行文字体、字号大小不尽统一，格式标新立异，视规章制度于不顾，朝令夕改，独出心裁，自圆其说，随意性大。

（6）不规范性标注页码和乱标、不标页码。

（7）办文用纸参差不齐，装帧不尽规范、统一、合理。

（8）办文、审签公文时用圆珠笔或铅笔、彩色笔删改和批注。

（9）办文时限的轻、重、缓、急、密不予重视，文件有头无尾。

（10）办文的拟办要求政出多门，规范性、严肃性不够；

（11）拟办文稿中的校对、失误、语句不通，词义词性不明，审查还不够严格，缺乏一定的责任心。

（12）责任推诿、责任问效、责任追究、责任问责、责任处理、责任处罚、表彰奖励等还处于空白状况。

（13）以处室名义向上、向外行文时有发生，署名落款图省事、简单、胡乱一气，破标准、违规章，不按行文格式和要求，乱标、滥注年月日，未将阿拉伯数字向右对齐，并向左缩进两位与落款名称挫开。

（14）主题词标准极不规范，分不清类别词、类属词、文种，归类词组定义概括不清不准，新创词或词组内涵外涵分不清，逻辑性和关联性不强，检索与分属性界定不明，重复标注，词性、词义定位不准，词不达意，有的文件根本不标注主题词、版记，什么文件、材料该标主题词全然不知，抄、发、送排序混乱。

（15）乱送审、乱送批、滥审签、乱批注，借领导名义谋使用印章、越级送审现象仍有存在。

（16）办文中传阅文件材料极不规范，跨越处室领导、分管领导、副秘书长、秘书长未行签批审示手续直送常委会领导的情况也时有发生。

（17）相互推诿，扯皮不断，拟办不办，拟办、需办、督办、催办不规范、不及时，拟办未按规章制度办，需办变转办和交办，需办简化变直办（不行需办、拟办单）来办，职能交叉，谁都连带，赶紧推出去办。

（18）协商通气不够，明办变暗办，不行手续办，超越职能权限办，只要文号，保密标题、内容办，不明标题、内容也要办，保密、御印，破程序、破规格不行审批手续办，不按制度规定无原则办。

（19）用印不公正，条章、圆章、方章，歪斜不明不清办，普发性公文用印和常态性公文用印分不清办，该用印章的未用，不用印章的内发文却用印去办。正文和年月日的骑印不规范、不公正，空隙地未标注“此页无正文”或距离空旷，留下后患。

（20）未建立健全最后发文前的审核把关制度。

（21）办文中擅自复印带有秘级的文件、材料，不按涉密文件、材料管理程序进行严格登记、报审使用、清退、销毁文件；密电不密复，密电传阅办理过夜，横传办理审批现象仍然有之。

（22）办文中图省事，使用现代化高科技手段，将涉密文件扫描、储存、编录在上网机内查询使用，有的利用储存媒介质进行无保密条件下的长期保存使用，给保密安全带来重大安全隐患。

三、办文质量水平要提高，除抓制度规定的落实外，还要靠各部门的积极支持和配合

今年是常委会领导要求的制度规章落实年。也是通过共产党员保先教育和深入学习实践科学发展观查摆问题，真正落实整改措施的关键年。我们的办文工作能不能上水平，见成效，达到领导的要求和开展工作的需要，也靠在座大家的共同努力。搞好办文工作是检验我们学习科学发展观成果的标准，是推进和创新人大工作体制机制，不断改进工作作风的重要一环。我认为加强机关办文工作：

1、加强对新制定的《云南省人大常委会办公厅工作规则》、《云南省人大常委会机关公文审签制度》、《云南省人大常委会机关公文处理办法》、《云南省人大常委会机关干部问责办法（试行）》、《云南省人大常委会机关收文办理细则》和新修订的《云南省人大常委会机关文件材料校对责任制》、《云南省人大常委会机关印制文件材料的若干规定》等规章制度的学习和运用，对拒不执行现有制度规定的部门和个人实施责任问责制的追究并处理。

2、尽快探索与研究讨论文稿办理的最佳流程和最明显的效应，以及文秘主管部门、统一标准、统一要求，统一送审，统一答复，统一办文的科学、高效运行机制。

3、加强机关打字室和印刷厂的文稿送校管理规章制度的制订，努力提高文印质量和效果。

4、开展机关内部文稿纠错奖励制度活动，对文稿无差错部门和个人进行通报表彰。

5、择机召开一次机关公文行文和格式统一的培训会议及机关评选优秀公文活动，提高机关工作人员办文的素质和能力，提高处理公文意识和办文质量与水平。

6、建议增加秘书处、文档处文秘主管部门的办文、校审人员，以统筹全机关发文校核工作，保障机关文书处理、规范机关办文程序及推进批办、存档工作的良性展开。

7、尽快制定机关办文流程图，制作公文收、发、转、批、签、分发单、呈办单，建立健全公文登记、送审、分送、批办、审核、把关制度；

8、今后各部门文稿不办拟办单或不符合规范格式的行文、办文一律退回重办。

云南省人大常委会办公厅    刘昶军    电话：4177676

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